Zeiterfassung

Stundenzettel-Vorlage für Handwerker: kostenloser Excel-Download

Jeder Betrieb braucht Stundenzettel – spätestens seit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung führt daran kein Weg mehr vorbei. Trotzdem sieht die Realität auf vielen Baustellen so aus: zerknitterte Zettel aus dem Transporter, WhatsApp-Nachrichten mit „war so 8 Stunden da" und am Monatsende die große Rechnerei für den Steuerberater.

Dabei reicht für den Anfang eine gut gebaute Excel-Vorlage völlig aus. Auf dieser Seite bekommst du eine kostenlos – und erfährst, was ein Stundenzettel enthalten muss, damit er im Zweifel auch etwas wert ist.

Was auf einen Stundenzettel gehört

• Name des Mitarbeiters und Zeitraum (Monat/Jahr)
• Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende – pro Tag eine Zeile
• Pausen – als eigene Spalte, nicht im Kopf verrechnet (das Arbeitszeitgesetz verlangt bei über 6 Stunden mindestens 30 Minuten, bei über 9 Stunden 45 Minuten)
• Tages-, Wochen- und Monatssummen
• Unterschriften von Mitarbeiter und Arbeitgeber

Der letzte Punkt wird am häufigsten unterschätzt: Ein Stundenzettel, den beide Seiten zeitnah unterschreiben, ist im Streitfall ein starkes Dokument. Ein nachträglich rekonstruierter Zettel ist fast wertlos. Praxistipp: freitags unterschreiben lassen, nicht erst am Monatsende – das dauert 30 Sekunden und erspart Diskussionen.

Die kostenlose Vorlage

Damit du das nicht selbst bauen musst, haben wir einen Stundenzettel in Excel erstellt, der die komplette Rechenarbeit übernimmt: Du trägst nur Beginn, Ende und Pause ein – Arbeitszeit, Wochensummen und die Monatssumme rechnen sich von selbst. Unterschriftenfelder sind drauf, vier Wochen pro Blatt, für den nächsten Monat kopierst du das Blatt einfach.

Wann der einfache Stundenzettel nicht mehr reicht

Die Grenzen merkst du schnell: Sobald du prüfen willst, ob die Pausen dem Arbeitszeitgesetz entsprechen, die Stunden je Kunde oder Baustelle auswerten möchtest oder der Steuerberater die Daten in einem DATEV-tauglichen Format haben will, wird es mit einem einzelnen Blatt mühsam.

Genau dafür gibt es die große Version der Vorlage: ein Pausenrechner, der Verstöße automatisch markiert, eine Kundenzeit-Zuordnung mit Auswertung und eine DATEV-Export-Vorlage, die du als CSV an den Steuerberater schickst.