Zeiterfassung · DATEV

Zeiterfassung für DATEV vorbereiten: So geht’s Schritt für Schritt

Am Monatsende passiert in vielen kleinen Betrieben dasselbe Ritual: Der Steuerberater braucht die Stunden für die Lohnabrechnung, und jemand tippt Stundenzettel ab, rechnet Pausen raus und schickt am Ende eine mehr oder weniger sortierte Tabelle. Das kostet jeden Monat Stunden – und jeder Übertragungsfehler landet direkt in der Lohnabrechnung.

Dabei ist „DATEV-tauglich" kein Hexenwerk. Es bedeutet nur: die Daten so strukturieren, dass die Kanzlei sie ohne Rückfragen und Nacharbeit übernehmen kann.

Welche Daten der Steuerberater wirklich braucht

Zwei Stolperfallen: Erstens sind die Lohnarten-Nummern kanzleiabhängig – frag deinen Steuerberater einmal nach seiner Liste (üblich: 1000 = Normalstunden, 2000 = Urlaub, 2100 = Krank). Zweitens: Stunden als Dezimalzahl liefern. 8 Stunden 15 Minuten sind 8,25 – nicht 8:15.

Der Ablauf, der sich bewährt hat

1. Täglich erfassen: Mitarbeiter tragen Beginn, Ende und Pause ein – auf Papier, in Excel oder per Sprachnachricht.
2. Wöchentlich prüfen und unterschreiben: Kurzer Blick auf Vollständigkeit und Pausen, dann gegenzeichnen.
3. Monatlich exportieren: Die Summen je Mitarbeiter und Lohnart in die Exporttabelle übertragen und als CSV an die Kanzlei senden – oder über DATEV Unternehmen online hochladen.

Wichtig fürs Thema Prüfungssicherheit: Die Pausen müssen zum Arbeitszeitgesetz passen (über 6 Stunden → 30 Minuten, über 9 Stunden → 45 Minuten). Bei einer Kontrolle durch Zoll oder Gewerbeaufsicht ist das einer der ersten Blicke – und von Hand prüft das bei mehreren Mitarbeitern niemand zuverlässig.

Die Abkürzung: eine Vorlage, die alles verbindet

Genau diesen Ablauf bildet unser Template-Pack ab: Stundenzettel mit automatischen Summen, ein Pausenrechner, der ArbZG-Verstöße rot markiert, eine Kundenzeit-Zuordnung mit Auswertung und die fertige DATEV-Export-Tabelle. Du füllst blaue Felder aus – den Rest rechnet Excel.